BlogbeitragGemeinsam arbeiten aus der Ferne – digitale Tools fürs Homeoffice

Gemeinsam arbeiten aus der Ferne – digitale Tools fürs Homeoffice
Unser Leben, aber auch unser Arbeitsleben hat sich in den letzten Wochen mehr verändert, als in den letzten Jahren zusammen. Nicht alle Selbstständigen und Unternehmen aber auch Netzwerke und Familien sind darauf ausreichend und gut vorbereitet. Wer hat das Szenario, in dem wir gerade leben, das sich permanent verändert, schon vorhergesehen.
  • Auch wenn ihr euch in den letzten Jahren schon viel mit digitalen Tools beschäftigt habt, gibt es vielleicht noch den einen oder anderen Bedarf. Es ist für alle, auch für uns, die Zeit des Ausprobierens…

    Deshalb haben wir uns aus aktuellem Anlass nochmal mit den verschiedenen digitalen Tools beschäftigt, die das kollaborative Arbeiten erleichtern können und werden sie euch in diesem und in den nächsten Blogartikeln vorzustellen.

    Unser Fokus liegt auf Funktionalitäten wie Kommunikation, Videochat, der Kollaboration, Wissens-und Projektmanagement, das Speichern von Daten sowie sonstige andere Anwendungen.
  • Wenn wir nicht zusammen sind beim Arbeiten, ist Kommunikation wichtiger denn je.

    Wenn wir nicht zusammen sind beim Arbeiten, ist Kommunikation wichtiger denn je.
    Besonders in Zeiten wie diesen wo wir uns nicht mal eben zusammen setzen oder physisch treffen können, wo uns nicht alle Sinne vollumfänglich für die Wahrnehmung der Kommunikation zur Verfügung stehen, ist Kommunikation sowie die Nutzung digitaler Apps, Tools und Möglichkeiten umso wichtiger. 

    Von Zuhause arbeiten verändert viel. Jetzt müssen uns neu organisieren, wir kommunizieren über Telefon, Videochat. Wir brauchen andere Regeln und müssen uns viel klarer machen, was wir tun:
    • Was ist mein Ziel, Anliegen, Aufgabe?
    • Was brauche ich um das zu erreichen?
    • Wer muss einbezogen, gebrieft werden?
    • Wer ist von meiner Entscheidung abhängig?
    • Wie gebe und bekomme ich sinnvoll Feedback?

    Wir haben das Glück, in dieser Ausnahmesituation im digitalisierten Zeitalter leben. Deshalb stellen wir euch fünf Tools vor, wo wir denken, dass somit die Kommunikation vereinfachter erfolgen kann. Denn die Tools Microsoft Teams, Slack, Zoom, Go-To-Meeting und Skype ermöglichen eine gute Verständigung untereinander.
  • 1. Microsoft Teams

    Wir stellen euch als allererstes Microsoft Teams vor, ein Tool mit dem wir z.Z. als Kommunikationsagentur mehrheitlich arbeiten. Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype integriert. Microsoft Teams ist in 26 Sprachen verfügbar. 

    FEATURE Teams ist in erster Linie ein Kollaborationstool und hat viele verschiedene Features wie Video- und interner Chat, Informationskanäle sowie viele verschiedene Apps um zu zweit oder auch im Team arbeiten zu können. Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum in Office 365. OneNote, Skype für Business, PowerBI und SharePoint, aber auch Benachrichtigungen aus beispielsweise Twitter sind in Microsoft Teams integrierbar.

    VORTEILE Die Videoqualität ist gut, sofern die Leitungen es zulassen. Wir schätzen, dass wir für Projekte Kanäle anlegen können zu den verschiedensten Themen und auch Teams mit Kunden angelegt werden können, sodass eine Struktur stattfindet. Gastnutzer*innen steht das Angebot in eingeschränkter Form offen. Da “Microsoft Teams” mittlerweile auch komplett im Web verfügbar ist, muss für die Nutzung noch nicht mal eine App installiert werden. Man kann den eigenen Status aktualisieren, sodass ersichtlich wird, ob man gerade erreichbar ist. Zusätzlich kann man das Tool auch als App auf dem Smartphone nutzen. 

    NACHTEILE Ein Nachteil ist momentan noch, dass beim Videochat immer nur die letzten vier Sprecher mit ihren Screens angezeigt werden. Es wird allerdings unter Hochdruck daran gearbeitet, mehr Screens sichtbar zu haben. 

    KOSTEN Da Microsoft Teams ein Teil von Office 365 ist, wäre es normalerweise kostenpflichtig. Jedoch bietet Microsoft die Teams Lizenz momentan kostenlos an, damit die Möglichkeit besteht, dass mehr Menschen aus einem sicheren Umfeld herausarbeiten können.

    Download: products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software
  • 2. Slack

    An Slack hatten wir uns in den letzten Jahren gut gewöhnt und es ordentlich genutzt. Das cloud-basierte Kollaborationstool ersetzte vielfach die Fluten von Mails und vereinfachte unsere Kommunikation entscheidend. 

    FEATURE Ebenso wie Microsoft Teams besitzt Slack die Features für den internen Chat sowie Informationskanäle, man kann Dateien verschicken und kommentieren.

    VORTEILE Genauso wie bei Teams können wir uns intern mit den Kolleg*innen austauschen aber auch Teams mit externen Mitarbeitenden und Kunden erstellen. Außerdem kann man auch mit Slack offene oder geschlossene Kanäle zu den unterschiedlichsten Themen bzw. Projekten erstellen, sodass da auch eine Struktur vorhanden ist. Daneben wird ersichtlich, ob jemand gerade On- oder Offline ist. Zusätzlich kann man auch Slack als App für das Smartphone herunterladen. 

    NACHTEILE Slack bietet keinen Videochat, lediglich Anrufe sind möglich.

    KOSTEN In der Grundversion ist Slack kostenlos.

    Demo und Download: slack.com/intl/de-de
  • 3. Zoom

    Beliebt und oft genutzt wird Zoom, ein cloud-basierter Online-Service für Webkonferenzen und Webinare.

    FEATURE Das Tool bietet hochauflösende Videokonferenzen, auch auf dem Smartphone. Weitere Features wären, die Bildschirmteilung und das Arbeiten an gemeinsamen Whiteboards. 

    VORTEILE Einladen von externen Besucher*innen möglich. Diese erhalten von der Moderation entweder eine Besprechungs-ID oder einen direkten Link zur Software. Ein Zoom-Account ist nicht notwendig, wenn man einem Zoom Meeting beitreten möchte. Man benötigt nur die installierte Software oder die App auf dem Smartphone. Über die Browser-Erweiterung Zoom Redirector für Google Chrome beziehungsweise für Firefox kann man einem Zoom-Meeting auch ganz ohne Installation des Desktop-Clients beitreten. Zusätzlich ist auch eine Chatfunktion vorhanden, auch während des Videocalls. Das Tool bietet auch eine IM-Lösung, die es ermöglicht, Textnachrichten und Dateien zu versenden sowie Kontakte zu einem Online-Meeting einzuladen.

    NACHTEILE Ein Nachteil ist, dass in der kostenfreien Version die Gruppenkonferenzen auf 40 Minuten begrenzt sind und bei dem momentanen Aufkommen die Videoqualität teilweise leidet. 

    KOSTEN Die Basisversion von “Zoom Cloud Meetings” ist kostenlos, beinhaltet jedoch nur persönliche Gespräche und Gruppenkonferenzen mit Zeitlimit. Die Abonnements starten bei einem monatlichen Preis von 13,99 Euro pro Moderator.

    Download: zoom.us
  • 4. Go-To-Meeting

    Das nächste Tool, dass wir euch vorstellen ist Go-To-Meeting, ein externes Video-Konferenz-Tool. 

    FEATURE Es bietet ein Softwarepaket für Online-Besprechungen, Desktopfreigaben und Videokonferenzen...

    VORTEILE Die Webkonferenz-Software ist gut mit Google Calendar, Outlook und anderen Microsoft Office-Produkten integriert. Jeder Teilnehmende kann die Anordnung der Webcams in der Konsole anpassen und das hochauflösende Videobild desjenigen Teilnehmers, der spricht, wird hervorgehoben.Es können bis zu 250 Teilnehmende und ist vor allem für Online-Business Konferenzen gut geeignet ist. Die Usability ist intuitiv. Bei der Online-Bildschirmübertragung können externe Mitarbeitende und andere Meeting Teilnehmende die Inhalte Ihres Computerbildschirms sehen und Ihrer Präsentation in Echtzeit folgen. Ergänzend ist es möglich, das Tool als App in dem Smartphone zu haben. 

    NACHTEILE Umfragen und die Dateiübertragung gehört leider nicht zum Funktionsumfang. 

    KOSTEN Die Lösung kann grundsätzlich für 30 Tage kostenlos ausprobiert werden. Das Tool gibt es in zwei kostenpflichtigen Versionen: Go-To-Meeting Starter für bis zu 10 Teilnehmende für monatlich 24 € zahlt oder im Jahr 228 € bzw. Go-To-Meeting Pro für bis zu 150 Teilnehmende für monatlich 36 € oder 348 € im Jahr. 

    Download: www.gotomeeting.com/de-de/bildschirmuebertragung
  • 5. Skype

    Zu guter Letzt kommen wir zu dem bekanntesten Tool, von dem vermutlich alle schon mal gehört haben - dem guten alten Skype, ein im Jahr 2003 eingeführter, kostenloser Instant-Messaging-Dienst, der seit 2011 im Besitz von Microsoft ist. 

    FEATURE Unterstützt werden Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing. Skype bietet eine Chatfunktion und unterstützt Videokonferenzen und IP-Telefonie mit bis zu 50 Teilnehmern. 

    VORTEILE Ein großer Vorteil ist sicher die Bekanntheit, dadurch dass Skype schon relative lange am Markt ist. Viele Menschen, bis in unsere Eltern und Großelterngeneration ist damit vertraut. Außerdem kann man Skype auch aufs Smartphone laden. 

    NACHTEILE Nutzer beschweren sich aber immer wieder über Ton- und Bildstörungen, dem  wir aus eigener Erfahrung zustimmen können. 

    KOSTEN Ergänzend ist anzumerken, dass Skype kostenlos ist. Skype wäre auch für interne Gespräche empfehlenswert oder für Videocalls mit einer hohen Anzahl an Teilnehmern, sodass in Zusammenhängen mit knappen Ressourcen kein kostenpflichtiges Tool benutzt werden muss.

    Download: www.skype.com/de/get-skype
  • Gemeinsam arbeiten aus der Ferne – digitale Tools fürs Homeoffice: Bild 8
  • Unser Fazit

    Es gibt noch viel mehr Tools und Möglichkeiten. Unsere Liste ist ein Anfang ohne jeglichen Anspruch auf Vollständigkeit basierend auf unseren Erfahrungen. Was ihr auch wissen solltet – es gibt nicht DAS perfekte Tool. So unterschiedlich alle Teams sind, die individuelle Kommunikation, ihre Aufgaben und Arbeitsweisen sind, so unterschiedlich sind auch die Bedürfnisse und Anforderungen an digitale Tools. Wir können euch nur ermutigen, probiert euch aus, tauscht euch aus, lernt von den Erfahrungen anderer und gebt eure Eigenen weiter…

    Wir hoffen, dass für die/den eine/n oder andere/n etwas dabei ist und wir euch ein wenig weiterhelfen konnten. Teilt gern eure Erfahrungen mit uns. Wir wünschen euch allen viel Gesundheit, Kraft und Gelassenheit. Passt auf Euch auf und bleibt digital, sozial und (physisch) distanziert.

    Eure ideenmanfaktur aus dem Homeoffice
  • Gemeinsam arbeiten aus der Ferne – digitale Tools fürs Homeoffice: Bild 10